Planejamentos de backups preventivos para resolver problemas que podem ocorrer em uma divulgação de resultados.
1. Introdução
Essa cartilha tem como objetivo orientar às companhias em planos de contingências para as chamadas, ficando como responsabilidade da mesma o fornecimento dos equipamentos, disseminar e treinar os envolvidos nos planos adotados. Como cada companhia possui suas particularidades, a melhor prática é que a partir dessa cartilha, ela desenvolva uma própria cartilha com os nomes dos envolvidos, de forma que todos tenham acesso e saibam claramente como agir em cada cenário.
2. Prevenções
Conexão da sala
Evitar a conexão da sala através de uma CPU que necessite de uma conexão SIP ou protocolo H.323, como Logitech e Polycom. Ao invés disso, é mais seguro que se conecte a câmera e o speaker/microfone da sala direto em um laptop, que terá um acesso normal à chamada como mais um palestrante.
Conexão individual dos palestrantes
Sempre utilizarem fones de ouvido com fio e manterem um afastamento entre os palestrantes. Indicado que se façam testes para saber se os equipamentos estão funcionando e o espaçamento está sendo o suficiente para não acontecer o retorno do áudio. Entre conexão cabeada ou wi-fi, é indicado sempre a preferência pela conexão cabeada, pois mantém uma maior estabilidade de rede.
Permissões de segurança
É comum que as companhias possuam políticas de segurança que limitam o acesso às plataformas externas, como o zoom. Esses bloqueios podem vir de formas completamente únicas dependendo da companhia, podendo ser ativado pela máquina e/ou pela rede, por exemplo. Para isso, devem ser realizados testes prévios em todas as conexões, incluindo no caso em que o palestrante venha a participar da chamada em local diferente da companhia. Caso os testes apontem para alguma dificuldade de acesso do participante, ele deve se dirigir ao nosso manual de dificuldade de acesso e, se necessário, contar com o auxílio da equipe de TI interna da companhia.
3. Contingência de pessoal
Fica a critério da companhia listar todos os envolvidos e suas respectivas responsabilidades, bem como seus substitutos que deverão estar prontos para assumi-las em caso de problemas pessoais que venham a ocorrer.
4. Contingência em casos de infraestrutura
Queda de energia
- Nobreak
- Gerador de energia
- Laptops com bateria
- Fones de ouvido com fio
- Roteamento de internet por 4G/5G
O melhor cenário é que existam planos de contingência para o fornecimento de energia, seja no estabelecimento como um todo ou nos equipamentos utilizados para a chamada. Caso não tenha fica condicionado laptops e fones de ouvido a disposição dos palestrantes da chamada, cada um com seu próprio equipamento. Nesse caso, todos os palestrantes permanecem no mesmo espaço físico, afastam suas cadeiras entre eles e acessam a chamada pelo laptop. O TI da companhia irá conectar os laptops no link de acesso da sala ou link individual dos palestrantes, o que melhor couber, e conectar todos a uma rede de internet roteada.
Queda de Internet
- Dupla operadora de internet ( Internet backup/secundária )
- Roteamento de internet por 4G/5G
Fica ao TI da companhia intervir na troca da conexão da internet, sendo prioridade conectar em uma rede cabeada ou wi-fi de outra operadora. A conexão por roteamento de internet 4G/5G fica como última opção.
Problemas de conexão pelo laptop da sala
- Um laptop extra para a sala
Deixar um laptop extra preparado para intervir na transferência de conexão dos periféricos e acesso à chamada.
Problemas de conexão pelo laptop individual
- Laptop extra para cada participante
Deixar um laptop extra para cada participante preparado para ingressar na chamada.
Problemas com periféricos
- Speaker/microfone para a sala
- Câmera para a sala
- Fones de ouvido com fio individuais para cada palestrante
De acordo com a dinâmica adotada pela companhia, para cada equipamento periférico utilizado, fica condicionada a disposição de um outro equipamento para sua substituição.