Roteiro do Operador - Zoom

Índice:

1. Primeiros passos

2. Aprovar o acesso dos administradores

3. Dificuldade em acessar
4. Alterar representante principal
5. Gravação
6. Inicio da assembleia
7. Quórum de instalação
8. Limpeza do BVD
9. Manifestações
10. Abertura das pautas
11. Pauta oculta
12. Adicionar chapa ou candidato concorrente
13. Lista de presença
14. Lavratura da ata
15. Encerramento

1 - Primeiros passos

• Acessar a plataforma com as credenciais de operador e iniciar a videoconferência pelo menos 30 minutos antes do horário da Assembleia.
• Sinalizar no grupo de Whatsapp.
• Verificar as configurações do Zoom - Clique no ícone de Segurança e deixe habilitado: Sala de Espera, Bate papo e Iniciar Vídeo (Desabilite todo resto).

2 - Aprovar o acesso dos administradores

• Clique no ícone no botão azul "Admitir" no canto central superior. Também é possível admitir clicando em "Participantes".
• Aprove o acesso dos administradores na sala.
• Utilize esse momento para realizar alinhamento finais, esclarecer dúvidas e se apresentar.

Habilite o Secretário, o Presidente e quem irá compartilhar a ata como Co-Anfitriões para poderem compartilhar tela e terem controle de vídeo e microfones.

3 - Dificuldade em acessar

• Peça que envie o link que está tentando acessar para analisar.
• Se for um acionista ou ouvinte, deverá acessar algo como: https://assembleia.ten.com.br/123456
• Se for um administrador, o link deverá conter backoffice: https://assembleia-backoffice.ten.com.br/login

Se precisar redefinir a senha do participante, acesse a aba "Participantes", localize o participante e clique no ícone de seta.

Em seguida acesse a aba "Dados" e clique em redefinir senha.

Defina uma senha seguindo o padrão, Nome companhia + @ + ano atual, exemplo: Ten@2024 e em seguida clique em "Salvar alterações". Envie a senha alterada para a companhia.

4 - Alterar representante principal

• Vá na aba "Participantes", localize o representante alternativo que deseja torná-lo como principal e clique no ícone de seta para editá-lo.
• Em seguida acesse a aba "Dados".
• Mude o campo "É representante principal?" de Não -> para Sim e clique em "Salvar alterações".

5 - Gravação

• Inicie a gravação 5 minutos antes do início da Assembleia.
• Avise aos administradores que iniciará a gravação, mas que será cortado na edição esses primeiros minutos.

6 - Inicio da assembleia

• Chegando no horário e a companhia dando um ok, libere todos os participantes da sala de espera, clicando em Participantes e "Admitir todos".
• Em seguida clique no botão "Iniciar".

7 - Quórum de instalação

• Ao iniciar a assembleia é necessário que o presidente pronuncie o quórum de instalação aos acionistas.
• Clique na barra lateral "Quorum".
• Tire um print do resultado do quórum e envie no grupo para comunicação com o cliente.

8 - Limpeza do BVD

Acesse a aba "Participantes" e localize o participante que deseja desconsiderar seu BVD, em seguida clique na seta para abrir a edição.

Acesse a aba "Votos" e mude na opção "Carga" para "Orientação de voto".

Role até o final da página e clique em "Alterar votos".

Em seguida anuncie para o secretário que o BVD do participante já foi desconsiderado.

9 - Manifestações

Na sequência do roteiro, o Secretário irá perguntar ao operador se houve algum pedido de manifestações dos acionistas presentes, então siga as etapas abaixo.

Clique no ícone "Participantes" e verifique se algum usuário levantou a mão.

Valide com o secretário se pode liberar o aúdio do acionista que gostaria de se manisfestar.

Se o secretário confirmar, clique no botão azul "Pedir para ativar o som" para liberar o áudio do participante.

10 - Abertura das pautas

Abra o menu pautas e expanda o item que o secretário estiver lendo, ao final de leitura ele irá autorizar o item para votação, basta clicar em "Iniciar votação".

O secretário poderá perguntar se falta alguém votar, você pode conferir em "Faltam votar". 

Caso todos acionistas tenham votado, aparecerá "Todos já votaram" e você poderá anunciar para o secretário.

Após a autorização do secretário você deverá tabular a pauta ou homologar, de acordo com o que foi definido da simulação com a companhia.

Ao homologar, o resultado aparecerá para todos acionistas presentes e o secretário continuará com os próximos itens.

11 - Pauta oculta

Algumas pautas estão criadas no backoffice mas ficam ocultas durante a Assembleia.

Caso o cenário exija que uma dessas pautas se tornem visíveis, acesse a aba "Pautas" e clique no ícone de olho (que estará desabilitado) para tornar a pauta visível, tornando o ícone azul.

Feito isso a pauta aparecerá para todos os acionistas presentes e poderá ser aberta para votação.

12 - Adicionar chapa ou candidato concorrente

Caso seja necessário incluir um candidato ou chapa para votação, acesse o menu "Pautas" e clique no ícone de lápis na pauta da votação.

Acesse o menu "Opções" e clique em "+ Subitem".

Será adicionado uma nova linha de subitem, em seguida clique no ícone de lápis para editar o nome da chapa ou candidato.

Ao abrir a janela, digite o nome desejado e clique no botão azul para salvar.

13 - Lista de presença

A lista de presença precisa ser inserida na ata, para enviá-la ao cliente, acesse o menu "Relatórios" e selecione "Lista de presença".

Clique primeiramente em "Atualizar" para obter a lista mais recente e em seguida clique em "Abrir documento".

Ao abrir, clique no botão "Copiar" e cole (CTRL + V) no grupo do WhatsApp da companhia.

14 - Lavratura da ata

Após a votação, o Secretário e presidente irão encerrar a ordem do dia e iniciar a confecção da ata.

Após finalizado a confecção da ata, o secretário irá compartilhar o documento na tela.

15 - Encerramento

Após o fim da assembleia declarado pela mesa:

• Clique primeiro em "Encerrar" e em seguida "Encerrar a reunião para todos".
• Depois clique em "Finalizar".